Cuántos auriculares necesitas según el tipo de evento
Es la pregunta que más determina el presupuesto y la que peor se calcula. La respuesta no es «uno por invitado»: depende del tipo de evento, porque lo que cambia es cuánta gente está usando el sistema a la vez.
La regla básica
Cuenta a las personas que van a estar en la actividad al mismo tiempo, no a las invitadas al evento. A partir de ahí, el margen varía según el formato.
Cobertura del 100 %: todos escuchan a la vez
En estos formatos, todo el mundo está sentado o participando simultáneamente. Necesitas un auricular por asistente, más un pequeño margen para ponentes, organización y prensa.
- Conferencias y seminarios
- Congresos y sesiones plenarias
- Clases de yoga, meditación y fitness
- Visitas guiadas y cine al aire libre
Para una jornada de 100 asistentes, pide 100 auriculares. Quedarte corto aquí es un problema visible: alguien se queda sin escuchar.
Cobertura del 70-80 %: la gente entra y sale
En fiestas nunca están todos en la pista al mismo tiempo. Siempre hay gente en la barra, fuera fumando o sentada conversando.
- Bodas: del 70 al 80 % de los invitados al banquete. Para 120 invitados, un pack de 100 suele bastar.
- Fiestas privadas y despedidas: mismo criterio.
- Fiestas de empresa: algo más alto, en torno al 80 %, porque la asistencia a la pista suele ser mayor.
En una conferencia necesitas cobertura del cien por cien. En una fiesta, nunca están todos en la pista a la vez. Aplicar la misma regla a las dos cosas es tirar dinero o quedarse corto.
Casos con rotación
Hay formatos donde el público se renueva: un stand de feria con demostraciones cada media hora, o un museo con varios pases de visita guiada al día.
Aquí no necesitas cubrir el total de visitantes del día, sino el grupo más grande de un solo pase. Entre pases se recogen y se vuelven a repartir; si los turnos van seguidos, desinfectamos entre grupos.
Cómo afecta al precio
El precio por auricular baja cuanto mayor es el pack, porque el coste fijo de transporte y montaje se reparte entre más unidades. En nuestra tabla, un pack de 50 sale a 6 € por casco, uno de 100 a 5,5 € y uno de 200 a 5 €.
Eso significa que la diferencia entre pedir 80 y pedir 100 suele ser pequeña, y que redondear al alza sale casi siempre más barato que quedarse corto y tener que ampliar a última hora.
Si dudas
Es la parte del presupuesto donde más ayudamos. Danos el tipo de evento, el número de asistentes y el horario y te decimos qué pack encaja, incluso si eso significa venderte uno más pequeño del que ibas a pedir.
Escríbenos o consulta directamente packs y precios.
Un margen que casi nadie contempla
Añade siempre unas pocas unidades por encima de la cuenta. En cualquier evento aparecen asistentes no previstos, ponentes, personal de la organización, fotógrafos o el equipo del espacio que quiere escuchar. Cinco o diez auriculares de margen sobre el cálculo evitan el único problema que no tiene solución sobre la marcha: que falten.
Ampliar a última hora
Si la cifra crece después de reservar, avísanos cuanto antes. Con margen podemos ampliar sin coste adicional más allá del material; con 48 horas depende de si hay otro evento comprometido esa fecha. En temporada alta de bodas y congresos, el parque está muy solicitado.
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